La digitalización de documentos comenzó con la era informática digital, apenas hace 20 años (o menos) y muchas empresas comenzaron a adoptar este método porque consideraban que era la mejor forma de almacenar la información importante.
Antes, el control de los documentos y su cuidado era encomendado a departamentos de archivos que ocupaban físicamente pisos o edificios enteros. Donde era muy difícil preservar y encontrar los documentos. Sobre todo con los documentos oficiales de los gobiernos. Y muchos siguen en este formato físico de papel porque es imposible tocarlos sin destruirlos.
El problema para este tipo de soporte es el cómo recuperar los documentos una vez perdidos, fuera por un accidente, pérdida o por el robo de los mismos.
Al escanear los documentos, y lo más importante, hacer backup de los mismos, es decir, hacer una copia de los mismos, es más fácil poder recuperarlos.
Lo más importante en este tipo de administración de documentos es cómo clasificarlos para poder encontrarlos fácilmente.
Con la digitalización, el almacenamiento de datos se convirtió en un nuevo trabajo, ya que los antiguos archivadores dejaron de ser cuidadores de papeles a activos cuidadores de los documentos.
Ahora, las viejas destructoras de documentos se han convertido en una tecla del teclado de la pc, lo que también vuelve más vulnerable al archivo digitalizado.
Además hay empresas que se dedican a realizar este trabajo, lo que agiliza el trabajo de oficina. Una de ellas es Seis Diez, de Chile, pero en México existe Document Imaging, que puede ser consultada desde su página web www.documentimaging.com.mx.
